Tanggung jawab tim audit Menurut SI ISO 19011:2018 – Dalam dunia bisnis yang kompetitif, menjaga kualitas produk dan layanan menjadi kunci keberhasilan. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang terstruktur. Namun, bagaimana memastikan SMM tersebut benar-benar efektif dan berjalan sesuai standar? Di sinilah peran penting tim audit internal, yang bertanggung jawab untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas SMM berdasarkan standar internasional seperti ISO 19011:2018.
ISO 19011:2018 menjadi pedoman utama bagi tim audit dalam menjalankan tugasnya. Standar ini memberikan panduan lengkap mengenai kompetensi auditor, prosedur audit, evaluasi temuan, tindak lanjut, dan dokumentasi audit. Dengan memahami tanggung jawab dan prosedur yang tertuang dalam ISO 19011:2018, tim audit dapat menjalankan tugasnya secara profesional dan objektif, sehingga mampu memberikan nilai tambah bagi organisasi.
Latar Belakang Tanggung Jawab Tim Audit
Dalam dunia bisnis yang kompetitif, organisasi dituntut untuk terus meningkatkan kinerja dan mencapai tujuannya. Sistem manajemen mutu (SMM) yang efektif menjadi kunci untuk mencapai hal tersebut. ISO 19011:2018 memberikan panduan tentang audit SMM yang membantu organisasi untuk memastikan bahwa SMM mereka berjalan efektif dan sesuai dengan standar internasional.
Tanggung jawab tim audit dalam ISO 19011:2018 meliputi perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan tindak lanjut audit. Untuk menjalankan tugas ini dengan efektif, tim audit perlu memahami cara mengelola program audit secara menyeluruh. Mengelola program audit Menurut SI ISO 19011:2018 meliputi penentuan ruang lingkup, frekuensi, dan metode audit, serta pengelolaan sumber daya dan komunikasi yang efektif.
Dengan mengelola program audit dengan baik, tim audit dapat memastikan bahwa proses audit berjalan efisien dan efektif, sehingga mencapai tujuan audit yang telah ditetapkan.
Tim audit memegang peran penting dalam memastikan efektivitas SMM sesuai dengan ISO 19011:2018. Tim audit ini bertugas untuk mengevaluasi sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh organisasi, mengidentifikasi potensi area perbaikan, dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Tim audit punya tanggung jawab besar dalam menjalankan tugasnya, sesuai standar SI ISO 19011:2018. Nah, tugas utama mereka adalah melakukan penilaian objektif dan sistematis terhadap sistem manajemen, proses, dan aktivitas organisasi. Jadi, sebelum ngomongin tanggung jawab tim audit, kita perlu ngerti dulu apa itu audit.
Menurut SI ISO 19011:2018, audit adalah proses sistematis dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. Nah, berdasarkan definisi ini, tim audit punya tanggung jawab untuk memastikan bahwa bukti yang mereka kumpulkan valid dan relevan dengan kriteria audit yang ditetapkan.
Peran Tim Audit dalam Efektivitas SMM
Tim audit berperan sebagai pihak independen yang memberikan penilaian objektif terhadap SMM organisasi. Mereka memeriksa kesesuaian SMM dengan standar ISO 19011:2018, serta menilai efektivitas implementasi dan pemeliharaan SMM tersebut. Melalui proses audit, tim audit membantu organisasi untuk:
- Memastikan bahwa SMM sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan.
- Mengevaluasi efektivitas SMM dalam mencapai tujuan organisasi.
- Mengenali area-area yang membutuhkan perbaikan.
- Meningkatkan kepercayaan diri organisasi dalam hal efektivitas SMM.
Tujuan Utama Pelaksanaan Audit Internal
Audit internal merupakan bagian integral dari SMM yang dirancang untuk mengevaluasi efektivitas sistem secara berkala. Tujuan utama dari pelaksanaan audit internal dalam konteks ISO 19011:2018 adalah:
- Memastikan kesesuaian SMM dengan standar ISO 19011:2018 dan persyaratan yang berlaku.
- Menetapkan efektivitas SMM dalam mencapai tujuan organisasi.
- Mengenali potensi area risiko dan peluang untuk perbaikan.
- Memastikan bahwa SMM dijalankan sesuai dengan rencana dan prosedur yang ditetapkan.
- Meningkatkan kesadaran dan komitmen terhadap SMM di seluruh organisasi.
Kontribusi Tim Audit dalam Meningkatkan Kinerja Organisasi
Tim audit memberikan kontribusi signifikan dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui:
- Identifikasi Area Perbaikan:Tim audit mengidentifikasi area-area yang membutuhkan perbaikan dalam SMM, seperti proses yang tidak efisien, ketidaksesuaian dengan standar, atau kurangnya dokumentasi yang memadai. Dengan mengidentifikasi area-area ini, tim audit membantu organisasi untuk fokus pada upaya perbaikan yang paling penting.
- Rekomendasi untuk Meningkatkan Kinerja:Tim audit memberikan rekomendasi yang spesifik dan terukur untuk mengatasi area-area yang membutuhkan perbaikan. Rekomendasi ini membantu organisasi untuk meningkatkan efektivitas SMM dan mencapai tujuan yang ditetapkan.
- Meningkatkan Kesadaran dan Komitmen:Proses audit membantu meningkatkan kesadaran dan komitmen terhadap SMM di seluruh organisasi. Melalui audit, anggota organisasi dapat memahami pentingnya SMM dan bagaimana peran mereka dalam mendukung efektivitasnya.
- Memastikan Kesesuaian dengan Standar:Tim audit memastikan bahwa SMM organisasi sesuai dengan standar ISO 19011:2018. Hal ini membantu organisasi untuk membangun kepercayaan diri dan reputasi yang kuat di pasar.
Tanggung Jawab Utama Tim Audit Sesuai dengan ISO 19011:2018
ISO 19011:2018 mendefinisikan tanggung jawab utama tim audit dalam melaksanakan audit SMM. Tanggung jawab ini meliputi:
| Tanggung Jawab | Penjelasan |
|---|---|
| Perencanaan dan Persiapan Audit | Menentukan ruang lingkup audit, tujuan audit, dan metode yang akan digunakan. Membangun tim audit yang kompeten dan independen. |
| Pelaksanaan Audit | Mengumpulkan bukti audit yang relevan, menganalisis bukti audit, dan mengevaluasi kesesuaian SMM dengan standar yang ditetapkan. |
| Pelaporan Hasil Audit | Menyusun laporan audit yang objektif, akurat, dan tepat waktu. Menyampaikan laporan audit kepada pihak yang berwenang. |
| Pemantauan Tindak Lanjut | Memantau tindak lanjut atas rekomendasi audit dan memastikan bahwa tindakan korektif yang diambil efektif. |
| Peningkatan Kompetensi Tim Audit | Meningkatkan kompetensi dan keahlian tim audit melalui pelatihan, pengembangan, dan pengalaman praktis. |
Kompetensi Tim Audit
Tim audit yang kompeten merupakan kunci dalam memastikan efektivitas sistem manajemen. ISO 19011:2018 menekankan pentingnya kompetensi tim audit, yang mencakup pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang diperlukan untuk menjalankan audit secara efektif.
Kriteria Kompetensi Anggota Tim Audit
ISO 19011:2018 mendefinisikan beberapa kriteria kompetensi yang harus dimiliki oleh anggota tim audit. Kriteria ini meliputi:
- Pemahaman tentang standar, pedoman, dan peraturan yang berlaku: Anggota tim audit harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang standar, pedoman, dan peraturan yang relevan dengan sistem manajemen yang diaudit. Ini mencakup standar ISO 9001 untuk sistem manajemen mutu, ISO 14001 untuk sistem manajemen lingkungan, ISO 45001 untuk sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja, dan lain sebagainya.
Tim audit yang dibentuk berdasarkan SI ISO 19011:2018 punya tanggung jawab yang gede, lho. Mereka harus netral dan objektif dalam menilai sistem manajemen yang diaudit. Nah, untuk menjalankan tugasnya dengan baik, tim audit harus berpegang pada prinsip-prinsip audit yang tercantum dalam Prinsip Audit Menurut SI ISO 19011:2018.
Prinsip-prinsip ini memastikan bahwa audit dilakukan secara profesional dan menghasilkan hasil yang kredibel. Jadi, tim audit harus selalu menjunjung tinggi prinsip-prinsip tersebut agar hasil auditnya bisa dipercaya dan bermanfaat bagi organisasi yang diaudit.
- Keterampilan audit: Anggota tim audit harus memiliki keterampilan audit yang memadai, termasuk keterampilan dalam merencanakan, melakukan, mendokumentasikan, dan mengevaluasi audit. Mereka juga harus mampu berkomunikasi secara efektif dengan auditee dan menyampaikan temuan audit dengan jelas dan ringkas.
- Pengalaman audit: Pengalaman audit yang relevan merupakan faktor penting dalam menentukan kompetensi anggota tim audit. Pengalaman ini dapat diperoleh melalui pelatihan audit, partisipasi dalam audit internal atau eksternal, atau pengalaman kerja dalam bidang yang relevan dengan sistem manajemen yang diaudit.
- Objektivitas dan integritas: Anggota tim audit harus objektif dan integritas dalam menjalankan tugasnya. Mereka harus bebas dari bias dan kepentingan pribadi yang dapat memengaruhi penilaian mereka.
- Komunikasi yang efektif: Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan auditee sangat penting. Ini mencakup kemampuan untuk mendengarkan dengan baik, mengajukan pertanyaan yang tepat, dan menyampaikan temuan audit dengan jelas dan ringkas.
Meningkatkan Kompetensi Anggota Tim Audit
Untuk meningkatkan kompetensinya, anggota tim audit dapat melakukan beberapa hal, antara lain:
- Mengikuti pelatihan audit: Pelatihan audit formal dapat membantu anggota tim audit memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan audit secara efektif. Pelatihan ini biasanya mencakup topik seperti prinsip audit, teknik audit, dan dokumentasi audit.
- Berpartisipasi dalam audit internal: Partisipasi dalam audit internal dapat memberikan pengalaman praktis dalam menjalankan audit. Anggota tim audit dapat belajar dari auditor berpengalaman dan mengembangkan keterampilan audit mereka dalam lingkungan yang aman.
- Membaca literatur dan mengikuti perkembangan terkini: Membaca literatur dan mengikuti perkembangan terkini di bidang audit dan sistem manajemen dapat membantu anggota tim audit tetap up-to-date dengan standar dan praktik terbaik.
- Bergabung dengan organisasi profesional: Bergabung dengan organisasi profesional seperti American Society for Quality (ASQ) atau American National Standards Institute (ANSI) dapat memberikan kesempatan untuk berjejaring dengan auditor lain dan belajar dari pengalaman mereka.
Memastikan Kompetensi Tim Audit
Untuk memastikan bahwa anggota tim audit memiliki kompetensi yang sesuai, organisasi harus melakukan beberapa langkah, antara lain:
- Menentukan persyaratan kompetensi: Organisasi harus menentukan persyaratan kompetensi yang jelas untuk anggota tim audit, berdasarkan standar yang berlaku dan kebutuhan spesifik organisasi.
- Memeriksa kualifikasi dan pengalaman anggota tim audit: Organisasi harus memeriksa kualifikasi dan pengalaman anggota tim audit untuk memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan kompetensi yang telah ditetapkan.
- Memberikan pelatihan audit yang memadai: Organisasi harus menyediakan pelatihan audit yang memadai untuk anggota tim audit. Pelatihan ini harus mencakup topik seperti prinsip audit, teknik audit, dan dokumentasi audit.
- Mengevaluasi kinerja anggota tim audit: Organisasi harus secara berkala mengevaluasi kinerja anggota tim audit untuk memastikan bahwa mereka tetap kompeten dan efektif dalam menjalankan tugasnya.
- Menerapkan program pengembangan profesional: Organisasi harus menerapkan program pengembangan profesional untuk membantu anggota tim audit meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka. Program ini dapat mencakup pelatihan, mentoring, dan kesempatan untuk berpartisipasi dalam audit internal atau eksternal.
Tabel Kriteria Kompetensi Tim Audit
| Kriteria Kompetensi | Keterangan |
|---|---|
| Pemahaman tentang standar, pedoman, dan peraturan yang berlaku | Menguasai standar ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, dan standar relevan lainnya. |
| Keterampilan audit | Mampu merencanakan, melakukan, mendokumentasikan, dan mengevaluasi audit. |
| Pengalaman audit | Memiliki pengalaman audit internal atau eksternal yang relevan. |
| Objektivitas dan integritas | Bebas dari bias dan kepentingan pribadi. |
| Komunikasi yang efektif | Mampu berkomunikasi dengan jelas dan ringkas dengan auditee. |
Prosedur Audit Internal
Audit internal merupakan proses sistematis dan independen untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif guna menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. ISO 19011:2018 memberikan panduan tentang pelaksanaan audit internal, mencakup tahapan, tanggung jawab, dan dokumentasi. Panduan ini bertujuan untuk memastikan bahwa audit internal dilakukan secara efektif dan efisien, serta menghasilkan hasil yang kredibel dan bermanfaat bagi organisasi.
Tahapan Audit Internal
ISO 19011:2018 menjabarkan beberapa tahapan dalam pelaksanaan audit internal, yaitu:
- Perencanaan Audit:Tahap ini melibatkan penetapan tujuan audit, ruang lingkup audit, kriteria audit, dan metode audit. Selain itu, juga mencakup penentuan sumber daya yang dibutuhkan, seperti auditor, dokumen audit, dan jadwal audit.
- Pelaksanaan Audit:Tahap ini meliputi pengumpulan bukti audit, seperti wawancara, observasi, pemeriksaan dokumen, dan pengujian. Auditor harus objektif dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti audit.
- Pelaporan Audit:Tahap ini melibatkan penyusunan laporan audit yang berisi temuan audit, kesimpulan, dan rekomendasi. Laporan audit harus disampaikan kepada pihak yang berwenang dan dibahas untuk tindak lanjut.
- Tindak Lanjut Audit:Tahap ini melibatkan implementasi rekomendasi yang tercantum dalam laporan audit. Organisasi harus menindaklanjuti temuan audit untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen.
Flowchart Pelaksanaan Audit Internal
Berikut ini adalah flowchart yang menunjukkan alur pelaksanaan audit internal:
[Gambar flowchart alur pelaksanaan audit internal, yang mencakup tahapan perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan tindak lanjut audit.]
Tim audit, sesuai standar ISO 19011:2018, bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan audit dengan efektif. Nah, salah satu langkah penting dalam proses audit adalah membuat program audit yang terstruktur. Membuat program audit Menurut SI ISO 19011:2018 membantu tim audit untuk mengidentifikasi area yang akan diaudit, menetapkan tujuan audit, dan menentukan sumber daya yang dibutuhkan.
Program audit yang terencana dengan baik akan memastikan bahwa proses audit berjalan efisien dan efektif, sehingga tim audit dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan maksimal.
Dokumen Audit
Dokumen audit merupakan catatan penting dalam pelaksanaan audit internal. Dokumen audit yang umum digunakan meliputi:
- Rencana Audit:Dokumen yang berisi tujuan, ruang lingkup, kriteria, metode, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk audit.
- Daftar Periksa Audit:Dokumen yang berisi daftar pertanyaan atau poin yang perlu diperiksa selama audit.
- Catatan Audit:Dokumen yang berisi catatan tentang temuan audit, bukti audit, dan diskusi dengan auditee.
- Laporan Audit:Dokumen yang berisi temuan audit, kesimpulan, dan rekomendasi.
- Rekomendasi Tindak Lanjut:Dokumen yang berisi rencana tindak lanjut atas temuan audit.
Peran Auditor
Dalam pelaksanaan audit internal, terdapat dua peran utama, yaitu auditor utama dan auditor anggota:
- Auditor Utama:Bertanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan audit, termasuk perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan tindak lanjut audit. Auditor utama juga bertanggung jawab atas kualitas audit dan independensi auditor anggota.
- Auditor Anggota:Membantu auditor utama dalam pelaksanaan audit, seperti mengumpulkan bukti audit, mengevaluasi temuan audit, dan menyusun laporan audit. Auditor anggota harus bekerja di bawah pengawasan auditor utama dan mematuhi standar etika audit.
Evaluasi Temuan Audit
Setelah tim audit menyelesaikan proses pengumpulan data dan analisis, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi temuan audit. Evaluasi ini bertujuan untuk menentukan tingkat keparahan temuan dan menyusun rekomendasi yang tepat untuk mengatasi ketidaksesuaian yang ditemukan.
Tim audit yang bertugas mengevaluasi sistem manajemen, baik itu sistem manajemen mutu, lingkungan, atau kesehatan dan keselamatan kerja, memiliki tanggung jawab yang besar. Mereka harus memastikan bahwa sistem tersebut berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan, seperti ISO 19011:2018. Nah, untuk memahami aspek kesehatan dan keselamatan kerja, kamu bisa belajar lebih lanjut di belajar K3.
Dengan memahami K3, tim audit bisa memberikan rekomendasi yang lebih komprehensif untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen yang diaudit.
Menentukan Tingkat Keparahan Temuan Audit
Tim audit menentukan tingkat keparahan temuan audit berdasarkan beberapa faktor, seperti:
- Risiko terhadap organisasi:Seberapa besar potensi dampak temuan audit terhadap tujuan organisasi, seperti keuangan, keamanan, atau reputasi.
- Frekuensi temuan:Apakah temuan audit merupakan kejadian tunggal atau berulang.
- Keseriusan temuan:Seberapa besar ketidaksesuaian dengan persyaratan standar atau kebijakan yang diaudit.
- Potensi dampak terhadap pihak terkait:Apakah temuan audit berpotensi merugikan pihak lain, seperti pelanggan, karyawan, atau masyarakat.
Berdasarkan faktor-faktor tersebut, temuan audit dapat diklasifikasikan menjadi beberapa tingkat keparahan, seperti:
- Signifikan:Temuan yang memiliki dampak besar terhadap organisasi dan memerlukan tindakan segera.
- Moderat:Temuan yang memiliki dampak sedang dan memerlukan tindakan perbaikan dalam jangka waktu tertentu.
- Minor:Temuan yang memiliki dampak kecil dan dapat ditangani dengan mudah.
Menguji Temuan Audit
Setelah menentukan tingkat keparahan temuan, tim audit melakukan uji silang dengan data dan informasi yang dikumpulkan untuk memastikan akurasi dan validitas temuan. Tim audit juga dapat berkonsultasi dengan pihak terkait untuk mendapatkan klarifikasi atau informasi tambahan.
Mengelola Temuan Audit
Tim audit mengelola temuan audit dengan cara:
- Mendokumentasikan temuan audit:Mencatat temuan audit secara detail, termasuk bukti pendukung, dan menyimpannya dalam arsip audit.
- Membuat rekomendasi:Menyusun rekomendasi yang jelas dan spesifik untuk mengatasi ketidaksesuaian yang ditemukan.
- Mengkomunikasikan temuan audit:Memberikan laporan temuan audit kepada pihak terkait, seperti manajemen, auditee, atau pihak eksternal, secara tepat waktu dan profesional.
Contoh Temuan Audit dan Tingkat Keparahannya
| Temuan Audit | Tingkat Keparahan |
|---|---|
| Sistem kontrol inventaris tidak memadai, sehingga terjadi kehilangan inventaris yang signifikan. | Signifikan |
| Prosedur pengadaan tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan, sehingga terjadi pemborosan anggaran. | Moderat |
| Dokumen audit tidak terorganisir dengan baik, sehingga sulit untuk menemukan informasi yang dibutuhkan. | Minor |
Tindak Lanjut Temuan Audit
Tindak lanjut temuan audit merupakan bagian penting dari proses audit internal. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa tindakan korektif diambil untuk mengatasi temuan audit dan untuk memantau efektivitas tindakan korektif yang diambil.
Tim audit bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit dilakukan secara profesional dan objektif, sesuai dengan standar ISO 19011:2018. Salah satu aspek penting dalam menjalankan tanggung jawab ini adalah memastikan bahwa tujuan program audit telah ditetapkan dengan jelas dan terukur. Tujuan ini harus sejalan dengan kebutuhan organisasi dan membantu dalam mencapai hasil yang diinginkan.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai menetapkan tujuan program audit, Anda bisa mengunjungi artikel ini. Dengan tujuan yang jelas, tim audit dapat menjalankan tugasnya dengan lebih efektif dan memastikan bahwa hasil audit memberikan nilai tambah bagi organisasi.
Mekanisme Pengambilan Tindakan Korektif
Tim audit memiliki peran penting dalam memastikan bahwa tindakan korektif diambil untuk mengatasi temuan audit. Berikut adalah beberapa mekanisme yang dapat diterapkan:
- Komunikasi yang Efektif:Tim audit harus berkomunikasi secara efektif dengan pihak yang diaudit mengenai temuan audit dan rekomendasi yang diberikan. Komunikasi ini harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
- Tindak Lanjut:Tim audit harus menindaklanjuti pihak yang diaudit untuk memastikan bahwa tindakan korektif diambil sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Tim audit juga harus memastikan bahwa tindakan korektif yang diambil efektif dalam mengatasi temuan audit.
- Dokumentasi:Tim audit harus mendokumentasikan semua temuan audit, tindakan korektif yang diambil, dan hasil pemantauan efektivitas tindakan korektif. Dokumentasi ini penting untuk pelacakan dan pembuktian.
Pemantauan Efektivitas Tindakan Korektif
Pemantauan efektivitas tindakan korektif adalah langkah penting untuk memastikan bahwa tindakan korektif yang diambil berhasil mengatasi temuan audit. Berikut adalah beberapa cara untuk memantau efektivitas tindakan korektif:
- Verifikasi:Tim audit harus memverifikasi bahwa tindakan korektif yang diambil telah diterapkan secara benar dan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan.
- Evaluasi:Tim audit harus mengevaluasi efektivitas tindakan korektif dalam mengatasi temuan audit. Evaluasi ini dapat dilakukan melalui pengumpulan data, wawancara, atau observasi.
- Pelacakan:Tim audit harus melacak efektivitas tindakan korektif secara berkala. Pelacakan ini dapat dilakukan melalui pemantauan data, dokumentasi, atau pertemuan rutin.
Contoh Tindakan Korektif
Berikut adalah beberapa contoh tindakan korektif yang umum diambil untuk mengatasi temuan audit:
- Pembaruan Prosedur:Jika temuan audit terkait dengan prosedur yang tidak memadai, tindakan korektif yang dapat diambil adalah pembaruan prosedur. Pembaruan prosedur harus dilakukan dengan mempertimbangkan rekomendasi yang diberikan oleh tim audit.
- Pelatihan:Jika temuan audit terkait dengan kurangnya pengetahuan atau keterampilan, tindakan korektif yang dapat diambil adalah pelatihan. Pelatihan harus diberikan kepada karyawan yang terkait dengan temuan audit.
- Pengawasan:Jika temuan audit terkait dengan kurangnya pengawasan, tindakan korektif yang dapat diambil adalah peningkatan pengawasan. Peningkatan pengawasan dapat dilakukan melalui penambahan personil, peningkatan sistem pengawasan, atau peningkatan frekuensi pengawasan.
- Koreksi Data:Jika temuan audit terkait dengan data yang tidak akurat, tindakan korektif yang dapat diambil adalah koreksi data. Koreksi data harus dilakukan dengan hati-hati dan akurat.
Flowchart Tindak Lanjut Temuan Audit, Tanggung jawab tim audit Menurut SI ISO 19011:2018
Berikut adalah flowchart yang menunjukkan alur tindak lanjut temuan audit:
| Langkah | Keterangan |
| 1. Identifikasi Temuan Audit | Tim audit mengidentifikasi temuan audit dan merumuskan rekomendasi. |
| 2. Komunikasi Temuan Audit | Tim audit mengomunikasikan temuan audit dan rekomendasi kepada pihak yang diaudit. |
| 3. Perencanaan Tindakan Korektif | Pihak yang diaudit merencanakan tindakan korektif untuk mengatasi temuan audit. |
| 4. Implementasi Tindakan Korektif | Pihak yang diaudit mengimplementasikan tindakan korektif yang telah direncanakan. |
| 5. Verifikasi Tindakan Korektif | Tim audit memverifikasi bahwa tindakan korektif telah diterapkan secara benar. |
| 6. Evaluasi Efektivitas Tindakan Korektif | Tim audit mengevaluasi efektivitas tindakan korektif dalam mengatasi temuan audit. |
| 7. Dokumentasi | Tim audit mendokumentasikan semua temuan audit, tindakan korektif yang diambil, dan hasil pemantauan efektivitas tindakan korektif. |
Dokumentasi Audit
Dokumentasi audit merupakan aspek penting dalam pelaksanaan audit yang dilakukan sesuai dengan standar ISO 19011:2018. Dokumentasi yang lengkap dan terstruktur memungkinkan tim audit untuk mencatat semua temuan, analisis, dan kesimpulan yang diperoleh selama proses audit. Dokumentasi ini juga menjadi bukti objektif dari kegiatan audit dan menjadi dasar untuk pengambilan keputusan dan tindak lanjut yang diperlukan.
Jenis-Jenis Dokumen Audit
ISO 19011:2018 mencantumkan beberapa jenis dokumen audit yang harus dibuat, meliputi:
- Rencana Audit:Dokumen ini berisi tujuan, ruang lingkup, metodologi, dan sumber daya yang akan digunakan dalam pelaksanaan audit. Rencana audit juga mencantumkan jadwal audit dan anggota tim audit yang terlibat.
- Daftar Periksa Audit:Dokumen ini berisi daftar pertanyaan atau kriteria yang digunakan untuk menilai kepatuhan terhadap persyaratan yang diaudit. Daftar periksa audit membantu tim audit dalam melakukan penilaian yang sistematis dan komprehensif.
- Catatan Audit:Dokumen ini berisi catatan detail tentang temuan audit, termasuk bukti yang mendukung temuan tersebut. Catatan audit harus akurat, objektif, dan mudah dipahami.
- Laporan Audit:Dokumen ini merangkum temuan audit, analisis, dan kesimpulan. Laporan audit juga berisi rekomendasi untuk perbaikan dan tindakan yang perlu diambil oleh pihak yang diaudit.
- Dokumen Tindak Lanjut:Dokumen ini berisi catatan tentang tindakan yang diambil oleh pihak yang diaudit untuk mengatasi temuan audit. Dokumen tindak lanjut juga berisi informasi tentang hasil dari tindakan yang diambil.
Cara Menyimpan dan Mengelola Dokumen Audit
Menyimpan dan mengelola dokumen audit dengan baik merupakan hal penting untuk memastikan bahwa dokumen tersebut mudah diakses, aman, dan terjaga kerahasiaannya. Beberapa cara untuk menyimpan dan mengelola dokumen audit dengan baik meliputi:
- Sistem Manajemen Dokumen:Gunakan sistem manajemen dokumen elektronik untuk menyimpan dan mengelola dokumen audit. Sistem ini memungkinkan penyimpanan terpusat, akses yang mudah, dan kontrol versi dokumen.
- Penyimpanan Fisik:Jika dokumen audit disimpan secara fisik, pastikan dokumen tersebut disimpan di tempat yang aman, terorganisir, dan terlindungi dari kerusakan. Gunakan lemari arsip atau tempat penyimpanan khusus untuk dokumen audit.
- Penomoran dan Penamaan Dokumen:Berikan nomor dan nama yang unik untuk setiap dokumen audit. Hal ini memudahkan pencarian dan pengidentifikasian dokumen audit.
- Kontrol Akses:Batasi akses ke dokumen audit hanya untuk orang-orang yang berwenang. Gunakan sistem kontrol akses untuk memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses dokumen audit.
- Cadangan dan Pemulihan:Buat cadangan dokumen audit secara berkala untuk mencegah kehilangan data. Gunakan sistem cadangan dan pemulihan data untuk memastikan bahwa dokumen audit dapat dipulihkan jika terjadi kerusakan atau kehilangan data.
Contoh Format Dokumen Audit
Berikut adalah contoh format dokumen audit yang umum digunakan:
| Jenis Dokumen | Format | Keterangan |
|---|---|---|
| Rencana Audit | Dokumen Word atau PDF | Berisi tujuan, ruang lingkup, metodologi, jadwal, dan anggota tim audit. |
| Daftar Periksa Audit | Dokumen Excel atau Google Sheets | Berisi daftar pertanyaan atau kriteria yang digunakan untuk menilai kepatuhan terhadap persyaratan yang diaudit. |
| Catatan Audit | Dokumen Word atau PDF | Berisi catatan detail tentang temuan audit, termasuk bukti yang mendukung temuan tersebut. |
| Laporan Audit | Dokumen Word atau PDF | Merangkum temuan audit, analisis, dan kesimpulan. |
| Dokumen Tindak Lanjut | Dokumen Word atau PDF | Berisi catatan tentang tindakan yang diambil oleh pihak yang diaudit untuk mengatasi temuan audit. |
Kerahasiaan Dokumen Audit
Tim audit harus memastikan kerahasiaan dokumen audit untuk melindungi informasi sensitif yang terkandung di dalamnya. Beberapa cara untuk memastikan kerahasiaan dokumen audit meliputi:
- Perjanjian Kerahasiaan:Tim audit harus menandatangani perjanjian kerahasiaan dengan pihak yang diaudit untuk memastikan bahwa informasi sensitif tidak akan diungkapkan kepada pihak ketiga.
- Kontrol Akses:Batasi akses ke dokumen audit hanya untuk orang-orang yang berwenang. Gunakan sistem kontrol akses untuk memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses dokumen audit.
- Penyimpanan Aman:Simpan dokumen audit di tempat yang aman, terlindungi dari akses yang tidak sah. Gunakan lemari arsip atau tempat penyimpanan khusus untuk dokumen audit.
- Pemusnahan Dokumen:Musnahkan dokumen audit yang sudah tidak diperlukan lagi dengan cara yang aman untuk mencegah akses yang tidak sah. Gunakan metode pemusnahan dokumen yang sesuai, seperti pembakaran atau penghancuran.
Simpulan Akhir
Tim audit internal memiliki peran yang krusial dalam menjaga kualitas dan efektivitas SMM organisasi. Dengan mengikuti pedoman ISO 19011:2018, tim audit dapat memastikan bahwa SMM berjalan sesuai standar, sehingga organisasi dapat mencapai tujuannya dengan lebih efektif. Melalui proses audit yang objektif dan profesional, tim audit dapat memberikan rekomendasi perbaikan yang berharga bagi organisasi, sehingga SMM dapat terus berkembang dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Detail FAQ: Tanggung Jawab Tim Audit Menurut SI ISO 19011:2018
Apa saja contoh dokumen audit yang umum digunakan dalam pelaksanaan audit internal?
Contoh dokumen audit yang umum digunakan antara lain: rencana audit, checklist audit, laporan audit, catatan audit, dan dokumen pendukung lainnya.
Bagaimana tim audit memastikan kerahasiaan dokumen audit?
Tim audit harus memastikan kerahasiaan dokumen audit dengan menerapkan langkah-langkah keamanan yang sesuai, seperti: menyimpan dokumen di tempat yang aman, membatasi akses ke dokumen, dan menggunakan sistem enkripsi untuk melindungi informasi sensitif.
Bagaimana tim audit dapat meningkatkan kompetensinya?
Tim audit dapat meningkatkan kompetensinya melalui pelatihan, sertifikasi, dan pengalaman praktis dalam melakukan audit. Selain itu, tim audit juga dapat mengikuti perkembangan terbaru dalam standar audit dan praktik terbaik di industri.
Bagaimana tim audit menentukan tingkat keparahan temuan audit?
Tim audit menentukan tingkat keparahan temuan audit berdasarkan dampak temuan terhadap SMM dan tujuan organisasi. Temuan dengan dampak signifikan terhadap SMM dan tujuan organisasi akan dikategorikan sebagai temuan serius, sementara temuan dengan dampak minimal akan dikategorikan sebagai temuan minor.
